Nhân Viên Hành Chính (7 Tháng)

Nhân viên phải hoàn thành đủ tất cả các công việc liệt kê dưới đây đúng hạn, chính xác và đầy đủ:

1. Hỗ trợ hành chính:

• Tiếp đón khách
• Nhận và chuyển tiếp tin nhắn điện thoại, fax
• Ghi chép, lưu và xử lý tất cả thư đi & thư đến
• Duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu nói chung
• Hỗ trợ trong việc chuẩn bị phòng họp/ cuộc họp, hội nghị và hội nghị điện thoại
• Chịu trách nhiệm cung ứng các nhu yếu phẩm cho văn phòng: văn phòng phẩm, nước uống, thức ăn bánh kẹo…
• Thuê văn phòng/ điện thoại/ internet: là người liên hệ chính cho văn phòng Hà nội cho các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ và chi trả hóa đơn hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• Chuyển phát nhanh: thanh toán hóa đơn hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chi chi phí theo từng bộ phận thuộc cty FKV hoặc FKRO, chuẩn bị các yêu cầu thanh toán)
• Thuê xe: sắp xếp xe theo yêu cầu, thu thập các tài liệu liên quan (phê duyệt đi chuyển/công tác, thẻ lên tàu..) cho thanh toán hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chi chi phí theo từng bộ phận thuộc cty FKV hoặc FKRO, chuẩn bị các yêu cầu thanh toán)
• Văn phòng phẩm/  mực cho máy in/ mực ống cho máy photocopy: đặt hàng, kiểm tra khi nhận hàng và thanh toán hàng tháng (kiểm tra hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• Nước uống/các phụ phẩm cho pantry: đặt hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán lại trong chi phí hàng tháng
• Taxi: giử thẻ taxi Mai Linh, thu nhận phiếu taxi & đính kèm vào hóa đơn taxi cuôi tháng, phê duyệt công tác/di chuyển,thẻ lên tàu… để kiểm tra đối chứng với phiếu taxi Mai Linh, sau đó chuyển cho kế toán tại văn phòng HCM
• Phối hợp sửa chữa & bảo dưỡng thiết bị văn phòng
• Giám sát dịch vụ vệ sinh đảm bảo vệ sinh torng văn phòng
• Dịch vụ vệ sinh văn phòng bởi bên thứ ba: giám sát, thanh toán hàng tháng (kiểm hóa đơn, chuẩn bị yêu cầu thanh toán)
• Cập nhật danh sách điện thoại của văn phòng Hà Nôi và thông báo cho nhân viên
• Hỗ trợ các sự kiện của công ty
• Chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ thuê mướn trong văn phòng: theo dõi hợp đồng thuê, phối hợp với phòng kế toán trong việc chi trả

2. Hỗ trợ đăng ký: 

• Hỗ trợ trong việc chuẩn bị các hồ sơ đăng ký: v.d. hợp đồng cho dịch vụ công chứng, dịch vụ đăng ký bản quyền thương mai hóa dịch thuật, đánh máy, photocopy…
• Nộp hồ sơ đăng ký và các giấy tờ khác cho Bộ Y Tế (có thể yêu cầu làm ngoài giờ)
• Hỗ trợ cho việc nộp giấy tờ đăng ký văn phòng đại diện và một vài các đăng ký pháp lý khác khi có yêu cầu
• Kiểm tra chính tả đơn hướng dẫn sử dụng
• Sắp xếp xin thị thực, vé máy bay, phòng khách sạn cho nhân viên phòng đăng ký thuốc khi công tác

3. Hỗ trợ bán hàng:

• Nhận gimmick và phân chia cho Trình dược viên.
• Hỗ trợ phòng nhân sự (Gửi và nhận chứng từ cho nhân viên kinh doanh FKV)
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện: sắp xếp các dịch vụ cho bộ phận kinh doanh (visa, thuê xe, khách sạn, vé máy bay, phòng họp…)

4. Khác:

• Các công việc khác theo như yêu cầu của cấp trên