Asiakkaiden, toimittajien ja liikekumppaneiden tietoja koskeva tietosuojalausuma

Tietoja kerätään ja käytetään mahdollisen liikesuhteen arviointia tai liikesuhteen ylläpitoa varten. Tämä yleinen käyttötarkoitus koskee etenkin seuraavia seikkoja:

• tuotteiden ja palvelujen valmistus, tarjoaminen ja toimitus
• olemassa oleviin sopimuksiin tai mahdollisiin sopimuksiin liittyvä tietojenvaihto kanssasi
• tuotteiden ja palvelujen hankinta sinulta
• yhtiön ja sinun tai edustamasi yrityksen suhteen hoito (esim. asiakassuhteiden, toimittajasuhteiden ja sijoittajasuhteiden hoito)
• liiketoimiin liittyvien vaatimusten täyttäminen (esim. ristiriitatarkistukset, liikekumppanin asianmukainen arviointi, pakotelistaseuranta ja rahanpesun torjuntaa koskeva lainsäädäntö, varman toimitusketjun vaatimukset, tulli- ja vientilainsäädännön vaatimukset, tuotteiden jäljitysvaatimukset)
• myyjän arviointi ja kelpoisuusarviointi (esim. täytätkö ja täyttääkö organisaatiosi tietyt laatu- ja sertifiointivaatimukset)
• markkinointi (esim. tuotteista ja palveluista tai niihin liittyvistä seikoista tiedottaminen)
• soveltuvuutesi arviointi tiettyjen liiketoimintatarpeiden kontaktiksi (esim. jos etsimme tietyn alan tai tuotteen asiantuntijaa)
• maksujen periminen yhtiön toimesta, velkojen uudelleenjärjestely mukaan lukien
• yrityksesi maksukyvyn ja luottoriskin arviointi
• mahdollinen Freseniuksen osakkeisiin sijoittaminen, mahdollinen yrityskauppa, divestointi tai yhteisyritys Fresenius Kabin tai Fresenius Kabin tytäryhtiön kanssa.

Yhtiö kerää henkilötietojasi, kun otat yhtiöön yhteyttä, tilaat yhtiön tuotteita tai palveluja tai kun teet yhtiön kanssa tavaroita ja palveluja koskevan sopimuksen.

Yhtiö myös kerää ja käyttää henkilötietoja sinusta ja asemastasi yrityksessäsi, jos tiedot on julkaistu julkisessa kaupparekisterissä, verkkosivustolla, blogissa, printtimediassa, sekä toimivaltaisten viranomaisten ja toimialajärjestöjen julkaisemia tietoja.

Yhtiö käsittelee myös tietoja, jotka yhtiölle on toimittanut palveluntuottaja sopimuksen nojalla tai toimivaltainen viranomainen (luokitusyritykset, maksukyky-, riskitieto- ja finanssipalvelulaitokset, valtion tai ylikansalliset virastot, etenkin tarjousviranomaiset tai hankintavirastot).

Tällaisia henkilötietoja voivat olla mm. yrityksesi nimi tai sinun nimesi, yhteystiedot, yrityksesi pankkitilit, ammattisi ja pätevyytesi, ammattitunnuksesi, organisaation tiedot, yrityksesi tytäryhtiöiden tiedot, yrityksesi toimihenkilöiden, edustajien tai auditoijien myöntämät todistukset ja laatutodistukset, omistettujen osakkeiden prosenttimäärä, julkista arkistointia, kaupparekistereitä ja ammatillisia toimikuntia koskevat tiedot ja tiedot, jotka liittyvät yrityksesi julkaistuihin liiketoimiin (mm. tarjoukset ja taloudelliset järjestelyt, aiempi toiminta Fresenius Kabin tai sen sivuliikkeiden kanssa).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on jokin seuraavista:

• henkilötietojen käsittely on tarpeen sinun ja yhtiön solmiman sopimuksen täytäntöön panemiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• henkilötietojen käsittely on tarpeen yhtiön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, esim. rahanpesun torjuntaa, tullia ja vientiä koskeva lainsäädäntö, varman toimitusketjun vaatimukset, tuotteiden jäljitysvaatimukset, lakisääteiset luovutus- ja ilmoitusvaatimukset tai vastaavat noudattamisvaatimukset, jotka saattavat edellyttää yhtiöltä tiettyjen henkilötietojen käsittelyä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• käsittely on tarpeen yhtiön tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettuja etuja ovat:
  • edustamasi yrityksen kanssa solmitun sopimuksen täyttäminen, mukaan lukien kaikkien sellaisten oikeuksien täytäntöönpano, joita yhtiöllä on sopimuksen nojalla
  • sisäisiin prosesseihin, tuotteisiin ja palveluihin liittyvää tiedonhallintaa koskevien tietojen kerääminen
  • yhtiön tuotteiden ja palvelujen kehittäminen, optimointi ja parantaminen
  • sisäisen viestinnän optimointi
  • hallinnon optimointi
  • tutkimustyön toteuttaminen
  • organisaation hallinnointi
  • riskienhallinta: suojatoimet esim. taloudellisia/maineeseen kohdistuvia riskejä vastaan
  • IT-infrastruktuurin ylläpito, kyberturvallisuus, IT-tuen takaus ja virheiden havaitseminen ja korjaus
  • ETAn ulkopuolisten oikeudellisten vaatimusten noudattaminen.

• sinulle on ilmoitettu suunnitellusta henkilötietojen käsittelystä (suostumuksesi) [S11] (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

  Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruutus voi koskea suostumusta kaikkiin käsittelytoimiin tai valitsemiisi yksilöllisiin käsittelytarkoituksiin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluumme. 

Yhtiö jakaa henkilötietoja osittain tai kokonaisuutena muille yksiköille.

Vastaanottajia ovat:

• konsernin muut yhtiöt, jos henkilötietojen siirtoa edellytetään tiettyä tarkoitusta varten (ks. katsaus paikoista, joissa Fresenius Kabi -konsernin yhtiöt toimivat)
• palveluntuottajat, jotka käsittelevät henkilötietoja yhtiön puolesta mutta joiden on käsiteltävä tietoja yhtiön ohjeiden mukaisesti; palveluntuottajat eivät saa käyttää henkilötietoja muihin kuin yhtiön tarkoituksiin
• IT-palveluntuottajat, jotka isännöivät tietoja tai tuottavat huoltopalveluja
• viranomaiset, joille yhtiö on velvollinen toimittamaan henkilötiedot, esim. vero- ja tulliviranomaiset, valvontaviranomaiset ja niiden edustajistot, rahoitusmarkkinaviranomaiset, julkiset rekisterit
• auditoijat tai vastaavat ulkopuoliset neuvonantajat, kuten juristit tai veroneuvojat.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Henkilötietoja saatetaan siirtää osittain tai kokonaisuudessaan Fresenius-konserniin kuuluville vastaanottajille maihin, jotka eivät ole Euroopan unionin jäsenvaltioita, tai kansainvälisille organisaatioille edellä mainittuja tarkoituksia varten. Ks. katsaus paikoista, joissa Fresenius Kabi toimii.

Euroopan komissio on määrittänyt käytettäväksi riittävän, Euroopan unionin tietosuojatasoa vastaavan tietosuojatason seuraaville maille / kansainvälisille organisaatioille, joissa Fresenius toimii: Argentiina, Kanada, Uusi-Seelanti, Sveitsi ja Uruguay.

Jos kansainvälisiä tiedonsiirtoja tehdään kolmansiin maihin, joissa tietosuojataso ei ole Euroopan unionin arvion mukaan riittävä, Fresenius Kabi toteuttaa asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen turvaamiseksi tasolla, joka vastaa Euroopan unionin tietosuojatasoa.

Suojatoimia ovat:

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet
• EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestely.

Vakiosopimuslausekkeet ja meidän Binding Corporate Rules saa itselleen verkosta tai pyynnöstä.

Henkilötietoja säilytetään yleensä (jokin seuraavista):

• niin kauan kuin yhtiö on velvollinen säilyttämään tietoja sovellettavien lakien mukaisesti (esim. koska yhtiö on velvollinen säilyttämään tietoja verotukseen liittyviä tarkoituksia varten)
• jos säilytysaikaa ei ole määrätty sovellettavissa laeissa, vähintään yhtiön ja sinun tai edustamasi yrityksen välisen sopimussuhteen keston ajan
• jos yhtiöllä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja sopimussuhteen ulkopuolella, yhtiö käsittelee tietoja niin kauan kuin yhtiöllä on oikeutettu etu käsitellä tietoja. Tarkka ajanjakso riippuu edustamastasi yrityksestä ja asemastasi yrityksessä.

Jos lakimääräinen säilytysaika on pidempi kuin muissa, edellä mainituissa tapauksissa, tietojen käyttö pyritään estämään kyseisen säilytysajanjakson loppuun asti ja poistamaan tiedot tämän jälkeen.

Tilanteesta riippuen sinulla on seuraavat henkilötietoihin liittyvät oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on milloin tahansa oikeus pyytää saada tietää, mitä henkilötietojasi yhtiö käsittelee.

Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen

Jos henkilötiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia tietojen korjaamista ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista. Henkilötietojen poistamista voi pyytää etenkin, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
• vastustat käsittelyä (ks. Vastustamisoikeus), eikä käsittelyyn ole olemassa tämän syrjäyttävää, perusteltua syytä
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan yhtiöön sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että yhtiö rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yhtiö voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• yhtiö ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. Vastustamisoikeus) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö yhtiön oikeutetut edut sinun etusi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut yhtiölle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Vastustamisoikeus

Yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yhtiön oikeutettuun etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Yhtiö ei enää käsittele henkilötietojasi, paitsi jos yhtiö voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytä yhteydenottolomaketta tai lähetä pyyntö edellä mainittuun posti- tai sähköpostiosoitteeseen kaikissa edellä mainituissa tapauksissa.

Oikeus tehdä valitus

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Fresenius Kabin vastuullinen valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Yhtiö voi edellyttää henkilötietojen toimittamista yhtiön ja sinun tai edustamasi yrityksen välisen sopimuksen täyttämistarkoituksiin. Yhtiö saattaa esim. vaatia yhteystietojasi, jos toimit yhtiön liikekontaktina toimittajalla. Jos henkilötietoja ei toimiteta, yhtiö ei välttämättä pysty aloittamaan kyseistä sopimussuhdetta.

Automaattinen päätöksenteko (yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan 1 ja 2 kohta) toteutetaan yhtiön seuraamus-valvontamenettelyä koskevan velvoitteen mukaisesti. Tämä on välttämätöntä myös sinun ja yhtiön välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Tämän seurauksena yhtiö voi kieltäytyä sopimussuhteen aloittamisesta.

Yhtiö saattaa käsitellä henkilötietoja myös eri yhteyksissä, esim. kun vierailet yhtiön verkkosivustolla tai kun sinulle maksetaan korvaus palveluksistasi terveydenhuollon ammattilaisena. Lue tapauskohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä kyseisissä tilanteissa.

Jos sinulla on kysyttävää Fresenius Kabin tietosuojasta, ota yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen: asiakaspalvelu@fresenius-kabi.com

Henkilötiedoista ja henkilötietojen käsittelystä vastaava henkilö on:

Fresenius Kabi Ab, sivuliike Suomessa
Ratamestarinkatu 7 A
00520 Helsinki

sposti asiakaspalvelu@fresenius-kabi.com